【大学サークル必見】名簿に出欠を入力して簡単に参加者リストを作成する方法！！【Googleスプレッドシート】

みなさまこんにちは！

本日は、コロナ禍で活動する大学サークル必見

名簿に出欠を入力して、簡単に参加者リストを作成する方法をお教えします！！

 

コロナ禍のサークルで参加者リストが必要な理由とは？

そもそもなぜ大学サークルで参加者リストを作成する必要があるのでしょうか？

実は、今日のコロナの影響で、大学公認サークルは活動記録をそれぞれでつけて状況に応じて大学に提出する必要があります！

私が所属する団体も、県内での感染が大幅に広がったことで先日活動記録を提出しました。

活動記録には主に、活動日時、活動場所、参加者リストが必要になります。

この参加者リスト作りがまあめんどくさい

参加者リストには、学部・回生・名前の記入が必要でこれを毎回数十人分入力するのはとてもめんどくさいんです。

手書きで入室時に書いてもらう方法もあったりしますが、ペンの消毒をいちいち行ったり、出入り口が密になる可能性もあるので、

代表者が参加者のメモをとって、後からワードで打つという作業を先日までは行っていました。

なんとかこの仕事をサボれないかと編み出したのがGoogleスプレッドシートの関数を利用！

この仕事を私がするように変わってめんどくさがりな私が編み出したのが、Googleスプレッドシートを利用した方法です！

後ほど詳しく述べますが、エクセルではなくスプレッドシートでやった方がさらに楽ができます。

では、具体的な方法を見ていきましょう。

1. シート1に名簿を作成する

まずは、シート1に名簿を作成します。今回は例として、通し番号・名前・所属（全て架空）と出欠欄がある名簿を作成します。

2．出欠欄をプルダウンで○か×の二択にする

この作業は必ず必要ではありませんが、出欠をつける際にいちいち○とか×とかって打ち込むのってめんどくさいですよね？

それを、この機能を使うことで選択式にすることができます！

まずは、画面上のタブからデータを開きます。

データの中からデータの入力規則を選択すると以下の画面が出ますので、

セル範囲を選択し、条件をリストを直接指定にして、右側に○,×と入力しましょう。

すると、以下の画面のように出欠欄で○か×の選択ができるようになります！

続いてはシート2で作業をします。

3．Quenry関数を用いて、選択した範囲で条件に当てはまる人だけを抽出する

参加者リストを表示させたいセルに以下のように関数を入力します。

=Quenry('名簿のシート名'!名簿の範囲,"select A,B,C where D='○'")

このように入力してエンターを押せば、もうそれで参加者リストの出来上がりです！

ちなみにざっくり説明するとselectでは、どの部分を抽出するかを選択して、where D='○'はDが○であるものだけを抽出してね！って感じです。

あとは、他の必要な情報を書いてあげれば完成です！

なぜエクセルではダメなのか

ではなぜエクセルではダメだったのでしょうか？

エクセルでも、他のシートから条件に当てはまるものを抽出する関数でFILTER関数というものが存在します。

しかしこの関数なんとoffice365でしか使えません。もっと簡単に言うと大学のアカウントから入るOfficeでは使えなかったのです！

これはなかなか苦戦しました。

ちなみに同一シート内での抽出であれば、できる関数もあります。また、様々な関数を組み合わせれば使えるようです。

しかし、そんなにエクセルに長けているわけではないし、同一シート内の抽出だと、印刷するときが名簿も入ってきて面倒じゃないですか？

だから私は、別シートでも抽出可能なスプレッドシートを使ったわけです！

いかがでしたか？

もしタメになった方や、参考になった方がいらっしゃったらコメントを書いていただけると嬉しいです。

また、Twitterもやってますのでよかったらフォローよろしくお願いします。

それではまた。